voor sollicitanten

Dit privacy statement is voor alle mensen die deelnemen aan het sollicitatieproces van Warmteservice. We zullen altijd zorgvuldig met uw gegevens omgaan. In deze privacyverklaring staat precies hoe wij met uw gegevens omgaan, hoe we deze verzamelen en verwerken en wat uw rechten zijn. We volgen hierin de regels volgens de Algemene Verordening van Gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 29 april 2020.

Verantwoordelijkheid voor de verwerking van uw gegevens

Warmteservice Groep B.V., gevestigd aan de Van Slingelandtplein 1, 1051 DD te Amsterdam, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens, zoals weergegeven in de privacyverklaring.

Wat zijn persoonsgegevens?

De AVG geeft aan dat een persoonsgegeven alle informatie is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat het gaat om informatie die ofwel direct over iemand gaat ofwel naar deze persoon te herleiden is (Bron: Autoriteit Persoonsgegevens). Voorbeelden hiervan zijn: uw naam, woonadres, e-mailadres, telefoonnummer, etc.

Herkomst van de persoonsgegevens

Er zijn verschillende manieren waarop Warmteservice aan uw gegevens komt:

• Een sollicitatie via onze website of jobboards, waarbij u zelf uw gegevens opgeeft, inclusief het meesturen van uw CV;

• De job alert waar u zich voor heeft aangemeld;

• Via derden, zoals bijvoorbeeld een uitzendbureau of referentie;

• Openbare bronnen zoals zoekmachines en social media die niet privé zijn;

• Sourcing via bijvoorbeeld LinkedIn of andere CV-databases.

Grondslagen voor de verwerking van uw gegevens

Er zijn meerdere grondslagen waarop Warmteservice uw gegevens verwerkt:

• Op basis van uw expliciete toestemming, welke (natuurlijk) altijd weer in te trekken is;

• Op basis van gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor het werven en selecteren van geschikte medewerkers;

• Op basis van wettelijke verplichting, zoals bij indiensttreding, voor het sluiten van een arbeidsovereenkomst en/of in het kader van belastingwetgeving, waarvoor we een kopie moeten maken van uw ID-bewijs en bankpas.

Welke gegevens verzameld worden en waarvoor deze gebruikt worden

Sollicitatie Bij het solliciteren op een vacature bij Warmteservice, verstrekt u gegevens waarvoor u ons expliciete toestemming geeft om deze te mogen verzamelen en verwerken. Deze toestemming hebben wij nodig om uw sollicitatie in behandeling te nemen. Indien we je aan onze Warmteservicefamilie gaan toevoegen, zullen we deze gegevens gebruiken om een (concept) arbeidsovereenkomst op te stellen.

Hiervoor verzamelen en verwerken we de volgende gegevens:

• Volledige naam: voornamen, tussenvoegsels en achternaam;

• Telefoonnummer;

• E-mailadres;

• Volledig adres;

• Geboortedatum;

• Overige informatie uit uw CV;

• Foto (indien meegestuurd);

• Motivatiebrief (indien meegestuurd);

• Eventuele andere persoonlijke gegevens die u ons heeft verstrekt.

Jobalert Omdat we met regelmaat nieuwe vacatures hebben, is het mogelijk om u aan te melden voor een jobalert. Hiermee stellen we u (per mail) op de hoogte als er een nieuwe, passende vacature is in de door u aangegeven gewenste regio.

Hiervoor verzamelen en verwerken wij de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam;

• E-mailadres;

• Voorkeurslocatie(s);

• Voorkeursfunctie(s).

Iedere jobalert bevat een link waarmee u zich kunt afmelden.

Wat we niet doen Warmteservice verzamelt en verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals over gezondheid, ras, etnische achtergrond, politieke/godsdienstige/filosofische overtuiging, etc. Behalve als u ons hier specifieke toestemming voor heeft gegeven.

Daarnaast maakt Warmteservice tijdens de sollicitatieprocedure geen gebruik van zogenaamde “geautomatiseerde besluitvorming”. Beslissingen worden dus altijd genomen door een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Warmteservice).

Tot slot verwerkt Warmteservice geen persoonsgegevens voor andere doeleinden dan waarvoor ze verkregen zijn.

Verstrekking aan derden

Warmteservice werkt momenteel samen met Time to Hire B.V. voor de invulling van de verkoopmedewerkers vacatures en het organiseren van het sollicitatieproces. Zij voeren het proces van vacature posting tot de invulling van de vacature volledig uit. Dat betekent dat zij toegang hebben tot ons ATS-systeem en uw gegevens zullen verwerken. De medewerker van Time to Hire bevindt zich in Nederland en volgt de privacyregels opgesteld door Warmteservice.

Daarnaast hebben wij dienstverleners die ons ondersteunen bij het leveren van digitale diensten, zoals ons ATS-systeem (Recruitee) waaronder ook de “Werken bij” website valt (hosting, onderhoud en ondersteuning). In uitzonderlijke gevallen hebben zij persoonsgegevens nodig om ons te ondersteunen. Wij delen alleen gegevens die noodzakelijk zijn om de opdracht uit te voeren.

Met alle externe dienstverleners sluiten wij overeenkomsten waarin wij afspreken wat ze met gegevens mogen doen. Warmteservice blijft verantwoordelijk voor de verwerking door Time to Hire van jouw persoonsgegevens.

Waar gegevens worden opgeslagen

Alles omtrent onze vacatures, de daarbij behorende sollicitaties en proactief gezochte CV’s of online profielen worden opgeslagen in ons ATS-systeem Recruitee. HR en recruitment vormen de beheerders van Recruitee. Zij hebben volledige toegang tot het ATS-systeem, omdat zij betrokken zijn bij het alle aanname processen.

Managers vormen bij ons zogenoemde “vacaturehouders” en hebben slechts een beperkte inzage in Recruitee; de toegang is beperkt tot hun eigen vacatures en de daarbij behorende sollicitaties en/of proactief benaderde profielen.

De verwerking van persoonsgegevens van Recruitee vindt altijd plaats binnen Europa, met servers verspreid over Ierland, Duitsland en Nederland. Hierdoor zijn zij ook verplicht om zich te houden aan de AVG-wetgeving. Verder hebben de medewerkers van Recruitee geen vrije toegang tot de opgeslagen informatie. Mocht Recruitee worden ingeschakeld om eventuele issues op te lossen, dan kunnen zij alleen middels expliciete toestemming van Warmteservice bij de gegevens.

Beveiliging

Wij nemen adequate technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken.

Bewaartermijnen De hierboven genoemde gegevens worden bewaard voor een periode van 6 weken. We hebben voor deze termijn gekozen omdat 6 weken de gemiddelde duur is van het invullen van een vacature.

Indien u ons expliciete toestemming heeft gegeven om uw gegevens te bewaren, dan worden deze na één jaar, vanaf de dag van het verlenen van uw toestemming, verwijderd.

Wanneer u tussentijds opnieuw solliciteert en daarmee wederom toestemming verleent voor het opslaan van uw gegevens, gaat de bewaartermijn van één jaar opnieuw in vanaf de laatste datum dat u deze toestemming heeft verleend.

Mochten wij het tegen het einde van de bewaartermijn het nodig achten om uw gegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld omdat uw CV goed bij ons past maar wij geen nieuwe vacatures hebben), dan zullen wij u voor het verstrijken van de termijn een mail sturen met het verzoek om de bewaartermijn met een jaar te verlengen.

Wanneer u zich aangemeld heeft voor een jobalert worden de eerder benoemde gegevens bewaard tot u zich hiervoor zelf afmeldt. Iedere jobalert bevat een link waarmee u zich kan afmelden.

Indien u onderdeel bent geworden van de Warmteservice-familie, worden uw gegevens onderdeel van uw personeelsdossier. Bij uitdiensttreding zal dat 2 tot maximaal 7 jaar zijn. Afhankelijk van de maximale wettelijke bewaartermijnen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Indien wij u proactief aan ons systeem hebben toegevoegd, zullen wij u wel op de hoogte stellen van eventuele aanpassingen/veranderingen.

Inzage en wijzigen van uw gegevens

Voor vragen over onze privacyverklaring of vragen omtrent inzage en wijzigingen in, of verwijdering van, uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande gegevens.

U kunt ons ook een verzoek toesturen om deze gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Ook kunt u een verzoek indienen om een gegevensexport op te vragen voor gegevens die wij met uw toestemming gebruiken, of gemotiveerd aangeven dat u de verwerking van persoonsgegevens door ons wil laten beperken.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Hiervoor zullen wij u vragen om een kopie van een identiteitsbewijs mee te sturen. Ter bescherming van uw privacy, maakt u in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart (onleesbaar).

Klacht indienen

Graag helpen wij u persoonlijk verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u daarom klachten heeft verzoeken wij u om rechtstreeks contact met ons op te nemen via privacy@warmteservice.nl

Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens, via de volgende link.

Vragen

Voor vragen over dit privacy beleid of de manier waarop Warmteservice omgaat met de gegevens die u aan ons verstrekt, kunt u contact opnemen met het HR/Recruitment team via privacy@warmteservice.nl

Contactgegevens

Warmteservice Groep B.V. Van Slingelandtplein 1 1051DD Amsterdam privacy@warmteservice.nl 088-5600516